DIN ISO21502 — WAS und WIE 

Die Norm DIN ISO21502:2024 beschreibt die Leitlinien zum Projektmanagement. Insbesondere werden hier 18 Praktiken beschrieben, die das WAS des Projektmanagements darstellen. 

Hier werden nun Methoden und Tools aufgeführt, WIE diese Praktiken umgesetzt und unterstützt werden können.

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1. Unternehmensintegration

Was (Ziel/Inhalt):

• Einbettung von Projekten in die strategischen und organisatorischen Zielsetzungen.
• Klärung, wie das Projekt ins Unternehmensportfolio oder Programm integriert wird.

Wie (Methoden & Tools):

• Business Case / Projektauftrag: Wirtschaftliche und strategische Rechtfertigung.
• Portfolio-Management (z. B. Meisterplan, Clarity): Priorisierung im Gesamt-Portfolio.
• Stakeholder-Interviews auf Management-Ebene: Sicherstellen der strategiekonformen Ausrichtung.
• PMO-Unterstützung: Standardisierung und Verankerung in der Unternehmens-Governance.

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2. Scope

Was:

• Klare Abgrenzung der Projektinhalte (Liefergegenstände, Leistungen) und Ziele.
• Beschreibung der notwendigen Arbeiten zur Projektumsetzung.
• Vermeidung von ungeplanten Scope-Änderungen („Scope Creep“) durch kontinuierliches Scope-Management.

Wie:

• Work-Breakdown-Structure (WBS): Zerlegung in überschaubare Arbeitspakete.
• Lasten-/Pflichtenheft oder Product Backlog (agil): Anforderungen dokumentieren und priorisieren.
• Scope Statement: Schriftliche Festlegung von Projektzielen, ‑inhalt und ‑grenzen.
• Change Control für Scope: Klare Prozesse zur Bewertung und Freigabe von Änderungen.

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3. Planung und Controlling 

Was:

• Übergreifende Planung aller Projektaspekte (Zeit, Kosten, Ressourcen usw.).
• Laufendes Monitoring und Steuerung, damit Projektziele im vorgegebenen Rahmen erreicht werden.

Wie:

• Projektmanagement-Plan: Integrierter Gesamtplan mit Teilplänen (Termin, Kosten, Qualität, Risiko etc.).
• Meilenstein-Konzept: Phasen- und Meilensteinplanung als Orientierungspunkte.
• Earned Value Management (EVM): Integrierte Messung von Leistung, Termin und Kosten.
• Statusmeetings & Projektberichte: Regelmäßiger Soll-Ist-Abgleich, frühzeitiges Gegensteuern bei Abweichungen.

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4. Zeit

Was:

• Terminplanung und ‑steuerung unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten und Pufferzeiten.
• Zeit- und Aufwandsschätzungen für die einzelnen Arbeitspakete
• Sicherstellen, dass Deadlines realistisch sind und eingehalten werden.

Wie:

• Gantt-Diagramm: Visuelle Darstellung von Aufgaben, Meilensteinen und Zeitachsen.
• Netzplantechnik (CPM/PERT): Identifikation kritischer Pfade und Terminrisiken.
• Agile Planung (Scrum Sprints / Kanban): Iterative Steuerung, schnelle Anpassung bei Änderungen.
• Meilenstein-Trend-Analyse (MTA): Frühzeitiges Erkennen von Terminverschiebungen.

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5. Kosten

Was:

• Schätzung des Zeitaufwands für Arbeitspakete und von Kosten für Materialien.
• Budgetplanung, Budgetfreigabe und fortlaufende Kostenkontrolle.
• Sicherstellen, dass das Projekt wirtschaftlich bleibt und finanzielle Ziele eingehalten werden.

Wie:

• Top-down-/Bottom-up-Kostenschätzungen: Kombiniert für realistische Budgets.
• Kostenstrukturplan (Cost Breakdown Structure, CBS): Zuordnung des Budgets zu Arbeitspaketen.
• Earned Value Analysis (EVA): Überwachung von Kosten- (CPI) und Terminleistung (SPI).
• Forecast-Methoden (Estimate at Completion, EAC): Regelmäßige Hochrechnung der Endkosten.

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6. Ressourcen

Was:

• Planung und Bereitstellung der personellen und materiellen Ressourcen.
• Vermeiden von Engpässen und Überlastungen durch vorausschauende Kapazitätsplanung.

Wie:

• Ressourcenhistogramm: Übersichtliche Darstellung der Auslastung über die Projektlaufzeit.
• RACI-Matrix: klar definierte Verantwortlichkeiten und Kapazitäten.
• Skill-Matrix: Kompetenzen erfassen und Trainingsbedarf identifizieren.
• Ressourcenmanagement-Tools (z. B. MS Project, Smartsheet): Planen und Überwachen der Verfügbarkeiten.

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7. Kommunikation  

Was:

• Strukturierter Informationsfluss zu allen relevanten Stakeholdern.
• Sicherstellen, dass die richtigen Informationen in angemessener Form und Häufigkeit bereitgestellt werden.

Wie:

• Kommunikationsplan: Festlegen von Kommunikationswegen, ‑häufigkeiten und Verantwortlichkeiten.
• Regelmeetings (z. B. Daily Stand-up, wöchentliche Team-Meetings): Kurze, zielgerichtete Abstimmungen.
• Projekt-Dashboards (Ampelberichte, KPI-Übersichten): Transparente Darstellung von Status und Fortschritt.
• Kollaborationstools (MS Teams, Slack, Confluence): Zentrale Plattform für Dokumentation & Austausch.

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8. Stakeholder

Was:

• Identifikation und Analyse aller Personen und Gruppen, die vom Projekt betroffen sind.
• Gezieltes Management ihrer Erwartungen und Einbindung in Entscheidungsprozesse.

Wie:

• Stakeholder-Analyse (Power-Interest-Matrix): Bewertung von Einfluss und Interesse.
• Stakeholder-Engagement-Plan: Passgenaue Maßnahmen, um Unterstützer zu gewinnen und Widerstände abzubauen.
• Interviews und Workshops: Frühzeitige Einbindung und Berücksichtigung von Anforderungen.
• Regelmäßige Feedback-Schleifen: Kontinuierliche Anpassung des Engagements.

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9. Soziale und organisatorische Veränderungen

Was:

• Erkennen und Gestalten von kulturellen, sozialen oder organisatorischen Auswirkungen, die durch das Projekt entstehen.
• Sicherstellen der Akzeptanz und erfolgreichen Umsetzung von Veränderungen.

Wie:

• Organisationales Change-Management: Analyse der Organisationskultur, Identifikation betroffener Bereiche.
• Change Impact Analysis: Feststellen, welche Rollen und Prozesse konkret betroffen sind.
• Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen: Workshops, Trainings, Roadshows.
• Kotter’s 8 Steps oder ADKAR-Modell: Vorgehensmodelle zur erfolgreichen Umsetzung von Veränderungen.

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10. Change Management und Change Requests

Was:

• Formale Steuerung von Änderungen am Projektumfang, ‑plan und ‑zielen.
• Bewertung der Auswirkungen (Kosten, Zeit, Qualität) und Entscheidung über Annahme oder Ablehnung.

Wie:

• Change-Request-Verfahren: Einheitliches Formular, klar definierte Genehmigungswege.
• Change Control Board (CCB): Gremium, das über kritische Änderungen entscheidet.
• Konfigurationsmanagement: Versionierung von Dokumenten und Deliverables, Nachverfolgung aller Änderungen.
• Change-Log: Transparente Dokumentation aller beantragten, genehmigten und abgelehnten Changes.

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11. Beschaffung

Was:

• Planung und Steuerung externer Zukäufe (Produkte, Dienstleistungen).
• Lieferantenauswahl und Vertragsmanagement, um Qualität und Termine zu gewährleisten.

Wie:

• Make-or-Buy-Analyse: Entscheidung, ob intern oder extern bereitgestellt wird.
• Ausschreibungs- und Angebotsverfahren (RFI, RFQ, RFP): Strukturierter Vergleich externer Anbieter.
• Lieferantenbewertung (Weighted Scoring Model): Objektive Auswahlkriterien.
• Vertrags- und Lieferantenmanagement: SLA-Überwachung, Eskalationsprozesse, regelmäßige Reviews.

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12. Reports und Dokumentation

Was:

• Erstellung regelmäßiger Projektberichte für verschiedene Zielgruppen (Lenkungsausschuss, Team etc.).
• Sicherstellen einer vollständigen Projektakte, in der wichtige Entscheidungen nachvollziehbar sind.

Wie:

• Statusberichte / Dashboards: Ampelbewertung, Kennzahlen zu Zeit, Kosten, Qualität, Risiken.
• Dokumentenmanagement-System (DMS): Einheitliche Ablage, Versionierung und Freigabeprozesse.
• Protokolle und Entscheidungsdokumentation: Schriftliche Festhaltung von Meetings und Beschlüssen.
• Automatisierte Reporting-Tools (z. B. Power BI, Tableau): Echtzeitvisualisierung wichtiger KPIs.

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13. Wissen und Information

Was:

• Strukturiertes Sammeln, Aufbereiten und Verteilen projektrelevanten Know-hows.
• Vermeidung von Wissensverlust, z. B. bei Personalwechsel oder nach Projektabschluss.

Wie:

• Wissensdatenbank / Wiki (z. B. Confluence): Zentrale Dokumentation von Informationen und Best Practices.
• Nachverfolgbare Entscheidungs- und Informationsflüsse: Klare Ablagestrukturen und Versionierung.
• Wissensaustausch-Formate (Brown-Bag-Sessions, Communities of Practice): Förderung des internen Austauschs.
• Mentoring / Onboarding: Neue Teammitglieder schnell mit bestehendem Wissen vertraut machen.

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14. Lessons Learned

Was:

• Systematisches Erfassen von Projekterfahrungen (Erfolgen, Schwierigkeiten, Verbesserungspotenzial).
• Ziel: Kontinuierliche Verbesserung für künftige Projekte, Vermeidung wiederkehrender Fehler.

Wie:

• Retrospektiven (agil) oder Abschluss-Workshops (klassisch): Gemeinsame Analyse mit dem Projektteam.
• Lessons-Learned-Datenbank: Zentrale Erfassung, Kategorisierung und spätere Wiederverwendung.
• After-Action-Reviews: Unmittelbar nach kritischen Projektphasen oder Ereignissen.
• Feedbackrunden mit Stakeholdern: Einbezug externer Sichtweisen, um das Gesamtbild zu verbessern.

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15. Probleme

Was:

• Erkennen und systematisches Behandeln auftretender Probleme oder Hindernisse („Issues“) im Projektverlauf.
• Eskalationsmanagement, um schwerwiegende Probleme zeitnah zu lösen.

Wie:

• Issue-Log (Problemregister): Laufende Erfassung von Problemen, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen.
• 5‑Why-Methode: Ursachenanalyse, um die Wurzel des Problems zu identifizieren.
• Eskalationspfade: Festgelegte Verantwortlichkeiten und Hierarchien, um kritische Themen zu adressieren.
• Problemlösungs-Workshops: Gemeinsame Brainstormings und Maßnahmenplanung.

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16. Nutzen

Was:

• Sicherstellung, dass der erwartete Nutzen (z. B. Kosteneinsparungen, Qualitätsverbesserungen) realisiert wird.
• Überprüfung, ob die projektbezogenen und strategischen Ziele tatsächlich eintreten.

Wie:

• Benefits-Realization-Plan: Definition von Nutzenkennzahlen (ROI, Zeitersparnis) und Messzeitpunkten.
• Balanced Scorecard oder OKR (Objectives & Key Results): Ganzheitliche Erfolgs- und Strategiemessung.
• Post-Projekt-Review: Prüfung der tatsächlichen Ergebnis- und Nutzenentfaltung nach Projektabschluss.
• Fortlaufendes Monitoring: Kontinuierliche Überprüfung der Benefits im Live-Betrieb.

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17. Qualität

Was:

• Sicherstellen vereinbarter Qualitätsstandards für Prozesse und Projektergebnisse.
• Laufende Qualitätskontrolle und ‑verbesserung.

Wie:

• Qualitätsplan: Festlegung von Qualitätskriterien, Prüfmethoden und Verantwortlichkeiten.
• PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act): Kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
• Ishikawa-Diagramm (Fishbone): Ursachenanalyse bei Qualitätsproblemen.
• Audits/Reviews: Laufende Prüfung, ob Qualitätskriterien erfüllt sind (intern oder extern).

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18. Risiko  

Was:

• Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken und Chancen im Projekt.
• Maßnahmen zur Risikobehandlung (Vermeiden, Minimieren, Transfer etc.) und Überwachung der Rest-Risiken.

Wie:

• Risikoregister: Strukturierte Erfassung inkl. Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Maßnahmen.
• Qualitative/Quantitative Risikoanalyse: Scoring-Modelle, Monte-Carlo-Simulation für komplexe Szenarien.
• Risikobesprechungen: Regelmäßige Aktualisierung und Priorisierung.
• Risk-Burndown-Charts (agil): Visualisierung, wie sich das Risikoprofil im Projektverlauf verringert.

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Zusammenfassung

Jede Praktik aus ISO 21502 ist mit konkreten Methoden (das „Wie“) angereichert, die in der Praxis häufig Anwendung finden. Beachten Sie dabei:

1. Anpassung an Projektkontext:
   • Nicht alle Methoden sind in jedem Projekt gleichermaßen geeignet. Projektgröße, Branche, Kultur und die vorhandenen Kompetenzen beeinflussen die passende Auswahl.
2. Kombination klassisch & agil:
   • ISO 21502 lässt Freiraum für agile Elemente (z. B. Scrum, Kanban) bei gleichzeitiger Erfüllung der geforderten Projektmanagement-Praktiken.
3. Projekt Management Office:
   • Eine zentrale Rolle spielt das PMO (Project Management Office), das Standards setzt, Schulungen anbietet und die organisatorische Verankerung sicherstellt.
4. Kontinuierliches Lernen:
   • Insbesondere Praktiken wie „Wissen und Information“, „Lessons Learned“ und „Nutzen“ können das Projektmanagement über einzelne Projekte hinaus nachhaltig verbessern.