Empfehlungen von Prof. Seiwert, dem f\u00fchrenden Experten zum Zeit- und Selbstmanagement<\/p>\n\n\n\n
Wenn Sie ein gr\u00f6\u00dferes Projekt angehen oder ein langfristiges Ziel erreichen m\u00f6chten, nehmen Sie sich sicherlich die Zeit, die Umsetzung zu planen. Und wie ist es mit Ihren t\u00e4glichen Aufgaben? Daf\u00fcr ist keine Planung n\u00f6tig, weil das Ganze ja \u00fcberschaubar ist? Bei Planung geht es um viel mehr als um einen Plan!<\/p>\n\n\n\n
\u201ePlanung ist die Ersetzung des Zufalls durch den Irrtum\u201c, hei\u00dft es ironisch. Nat\u00fcrlich garantiert Planung nicht alles. Aber sie bildet die Grundlage f\u00fcr Ihr effektives, selbstbestimmtes und erfolgreiches Handeln. Mit der Zeit- und Aufgabenplanung bestimmen Sie, welche und wie viel Arbeit Sie in einer bestimmten Zeit erledigen wollen und k\u00f6nnen. Und durch die Schriftlichkeit sorgen Sie f\u00fcr eine maximale Zuverl\u00e4ssigkeit bei der Planung.<\/p>\n\n\n\n
Folgende Vorteile haben Sie, wenn Sie schriftlich planen:<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Schriftliche Planung macht Art und Menge der anstehenden Arbeit deutlich. Planungsgedanken, die nur in Ihrem Kopf existieren, ver\u00e4ndern sich st\u00e4ndig und verhindern damit den Beginn der Umsetzung sowie die Kontrolle der Ergebnisse.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Durch schriftliche Planung k\u00f6nnen Sie Menge, Art und die zur Verf\u00fcgung stehende Zeit in Relation zueinander bringen oder den Zeit- und Energiebedarf \u00fcberhaupt erst einsch\u00e4tzen.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Schriftliche Planung dient als Entscheidungsgrundlage, welche und wie viele der anstehenden Aufgaben nur Sie selbst erledigen k\u00f6nnen und damit erledigen m\u00fcssen und welche durch andere Personen erledigt werden k\u00f6nnen. Planung macht auch deutlich, ob noch grunds\u00e4tzliche Rationalisierungsreserven vorhanden sind oder ob die Ausf\u00fchrung der Arbeit auf eine andere Weise als bisher organisiert werden kann.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Planung verschafft Ihnen somit einen \u00dcberblick und gibt Ihnen das Gef\u00fchl, mit dem Berg von Arbeit zurechtzukommen. Denn das Gef\u00fchl, den Arbeitsberg nicht zu schaffen, frisst bereits einen Teil der Energie, die Sie f\u00fcr die Ausf\u00fchrung Ihrer Planung brauchen.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Planung verschafft Ihnen Sicherheit, die Arbeit so zu organisieren, dass ein Maximum erledigt werden kann. Damit wachsen die Motivation und der Wille zum Drangehen.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Planung bildet die Grundlage, um begr\u00fcndet und ohne schlechtes Gewissen Nein zu sagen, wenn von au\u00dfen weitere Anforderungen an Ihre Zeit und Arbeitskraft gestellt werden.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Planung verhindert Zeitdruck. Zeitdruck entsteht, wenn Sie an zu vielen Vorhaben gleichzeitig arbeiten m\u00fcssen, weil Sie in Ihrer Vorstellung weniger Zeit zur Bearbeitung vorgesehen hatten, als in der Realit\u00e4t tats\u00e4chlich erforderlich ist. Die vorgesehene Zeit entsprach entweder nicht der objektiven Realit\u00e4t oder nicht Ihrer subjektiven Realit\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Planung hilft Ihnen dabei, innere Ordnung zu schaffen: innerlich geordnet und strukturiert zu werden. Damit bildet sie auch eine wichtige Basis f\u00fcr Konzentration, Sammlung und Gelassenheit.<\/p>\n\n\n\n
Planungsgrundlage: Machen Sie eine Bestandsaufnahme<\/p>\n\n\n\n
\u201eBevor wir den ersten Schritt eines Weges planen, m\u00fcssen wir erst einmal herausfinden, wo wir uns im Augenblick befinden\u201c (Kathy Boevink). Der erste Schritt Ihrer Planung ist also eine Bestandsaufnahme. Sie ben\u00f6tigen hierf\u00fcr:<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Informationen zu Ihrer Zeitstruktur<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Informationen \u00fcber sich selbst<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Informationen \u00fcber Ihr Umfeld<\/p>\n\n\n\n
Welche Zeitstruktur haben Sie im Jahr?<\/p>\n\n\n\n
Sch\u00e4tzen Sie einmal, wie viele Tage im Jahr Ihnen f\u00fcr folgende T\u00e4tigkeiten zur Verf\u00fcgung stehen:<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Beruf<\/p>\n\n\n\n
\u2022 h\u00e4usliche Belange<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Familienleben<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Umgang mit Freunden<\/p>\n\n\n\n
\u2022 besondere Engagements\/\u00c4mter<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Hobbys<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Sport<\/p>\n\n\n\n
\u2022 pers\u00f6nliche Regeneration<\/p>\n\n\n\n
Welche Zeitstruktur haben Sie im Beruf?<\/p>\n\n\n\n
Versuchen Sie einmal, eine Art Landkarte von Ihrer beruflichen Zeit zu zeichnen. Wie sehen Ihre Arbeitstage aus? Daf\u00fcr sind beispielsweise folgende Fragen relevant:<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Arbeiten Sie allein?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Haben Sie Angestellte oder Mitarbeiter\/Mitarbeiterinnen, deren Arbeit Sie koordinieren m\u00fcssen?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Sind Projektarbeit, Teambesprechungen, Au\u00dfentermine und Abendtermine Merkmale Ihrer beruflichen T\u00e4tigkeit?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Ist Ihr Tagesablauf von Anrufen und\/oder von Kundenbesuchen bestimmt?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Wie sieht Ihr \u201eberufsbedingtes Chaos\u201c an einem normalen Arbeitstag aus?<\/p>\n\n\n\n
Da dieses \u201eChaos\u201c ein wesentlicher Bestandteil Ihres beruflichen Handelns ist, sollten Sie nicht dagegen an planen, sondern Ihre Planung auf die jeweiligen verursachenden Faktoren abstimmen. Auf diese Weise arrangieren Sie sich mit den Zust\u00e4nden, was energiesparend wirkt und Gelassenheit bringt. Sie arrangieren sich damit, wenn Sie die Notwendigkeit dieses Chaos akzeptieren und sich auf die damit verbundenen Unw\u00e4gbarkeiten und Unsicherheiten einlassen. Mit dieser Einstellung werden planbare Zeitr\u00e4ume f\u00fcr Konzeptionsarbeit und Informationsverarbeitung m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n
Um Ihrer Zeitstruktur auf die Spur zu kommen, k\u00f6nnen Sie sich mithilfe der folgenden Checkliste einen \u00dcberblick \u00fcber die Bandbreite Ihrer T\u00e4tigkeiten und die daf\u00fcr eingesetzte Zeit verschaffen. Sch\u00e4tzen Sie m\u00f6glichst genau, welche T\u00e4tigkeiten wie viele Stunden Ihrer Zeit beanspruchen, und zwar t\u00e4glich (t), w\u00f6chentlich (w), monatlich (m) und j\u00e4hrlich (j).<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Post lesen<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Kunden akquirieren<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Kundengespr\u00e4che f\u00fchren<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Korrespondenz<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Routinet\u00e4tigkeiten<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Besprechungen und Sitzungen<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Teamarbeit, Projektarbeit<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Zeitplanung<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Telefonieren<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Abstimmung mit Sekret\u00e4rin<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Unterlagen suchen<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Vorg\u00e4nge bearbeiten<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Auftr\u00e4ge abschlie\u00dfen und bearbeiten<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Verarbeitung von Fachinformationen<\/p>\n\n\n\n
\u2022 pers\u00f6nliche Weiterbildung<\/p>\n\n\n\n
Welcher Arbeitstyp sind Sie?<\/p>\n\n\n\n
Wenn Sie sich dessen bewusst werden, wie Sie arbeiten, k\u00f6nnen Sie sich vor Planungsfehlern und Planungsfallen sch\u00fctzen. Die folgenden Fragen regen Sie zum Nachdenken an:<\/p>\n\n\n\n
\u2022 K\u00f6nnen Sie sich \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum problemlos konzentrieren?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Arbeiten Sie stets nur an einer Sache?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Machen Sie bewusst Pausen?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Erledigen Sie Aufgaben sachgerecht oder eher perfektionistisch?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Arbeiten Sie stur weiter \u2013 oder verschieben Sie Ihre Arbeit auf einen sp\u00e4teren Zeitpunkt, wenn Sie die Lust an einer Aufgabe verloren haben?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Kennen Sie Ihren Gesundheitszustand und Ihren Energiehaushalt?<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Kennen Sie Ihre pers\u00f6nliche Leistungskurve?<\/p>\n\n\n\n
Welcher Planungstyp sind Sie?<\/p>\n\n\n\n
\u00dcberlegen Sie sich, welcher Planungstyp Sie sind: Wenn Sie am Ende eines Arbeitstags f\u00fcr den n\u00e4chsten Tag oder am Ende der Woche f\u00fcr die n\u00e4chste Woche planen und Ihnen dieses Vorgehen eine schlaflose Nacht oder ein unruhiges Wochenende bereitet, dann sollten Sie ausprobieren, ob Sie sinnvoller am Tagesanfang oder am Wochenanfang planen. Auf jeden Fall ist es hilfreich, die Arbeit einer Woche mit einem R\u00fcckblick abzuschlie\u00dfen. Wenn alles gut gelaufen ist, vermittelt Ihnen der R\u00fcckblick ein Erfolgserlebnis. Wenn nicht, sehen Sie deutlich, was noch zu tun ist. Damit vermeiden Sie k\u00fcnftig diffusen Zeit- und Arbeitsdruck.<\/p>\n\n\n\n
Wie sieht Ihr Umfeld aus?<\/p>\n\n\n\n
Haben Sie regelm\u00e4\u00dfig wiederkehrende berufliche oder private Verpflichtungen, die mit festen Fristen und Terminen verbunden sind? Sind Sie beispielsweise f\u00fcr die Pflege eines kranken oder alten Menschen verantwortlich, oder haben Sie sich verpflichtet, f\u00fcr einen bestimmten Zeitraum Kinder in die Schule zu fahren?<\/p>\n\n\n\n
Fertig! Haben Sie ein klareres Bild davon erhalten, wo Sie stehen und was Ihre pers\u00f6nlichen Herausforderungen sind? Dann gehen Sie jetzt an die konkreten Umsetzung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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