Wer sich Ziele setzen und erreichen will, der organisiert sich am besten in Projekten.
Projektmanagement ist die Disziplin, die Methoden und Werkzeuge bereitstellt, um ein Vorhaben zum Erfolg zu führen. Nicht nur größere Vorhaben und Ziele profitieren von den Vorgehensweisen und Hilfen im Projektmanagement (PM), auch im Tagesgeschäft, in Vereinen, beim Hobby oder im privaten Alltag können wir vom PM profitieren.
Als Trainer bin ich daran stark interessiert, dass die Lerninhalte nachhaltig wirken. Die Projektmanagement Seminare sollen im Langzeitgedächtnis verankert werden und ihren Nutzen dauerhaft entfalten. Aber wie kann dies gelingen?
Der nachfolgende Beitrag möchte Themen des Projektmanagements mit Symbolen und Bildern belegen bzw. verlinken, die einfach in unserem Gehirn abgespeichert und bei Bedarf wiederbelebt werden können.
Das Dreieck
Das magische Dreieck beschreibt die drei wesentlichen Determinanten eines Projektes, die da sind: Inhalt, Termin und Kosten. Ein Projekt hat einen Inhalt, der im englischen Scope genannt wird. Dies steht für die Aufgabenstellung, das Problem und das Projektergebnis, das es zu erarbeiten gilt. Dazu sind die Rahmenbedingungen in erster Linie eine zeitliche und budgetmäßige Begrenzung. Ein Projekt sollte an einem definierten Zeitpunkt beendet werden. Und es steht ein bestimmtes Budget zur Verfügung. Die Aufgabe des Projektmanagements ist nun, das Projekt so zu steuern, dass das bestmögliche Ergebnis in der vorgegebenen Zeit und mit vorgegebenem Geld erreicht wird. Sind diese 3 Eckpunkte eines Projektes am Anfang klar definiert, ist bereits viel gewonnen. Ein gutes Projekt beginnt am Anfang mit einem klaren Projektauftrag, der vor allem durch die drei genannten Punkte als Ecken eines Dreiecks festlegt wird.
Der Kreislauf
Ein Kreis, ein Kreislauf oder ein Zyklus wurde von William Edwards Deming als sogenanntes Deming Rad genutzt, um den wiederholten Ablauf von Planen (Plan), Durchführen (DO), Kontrollieren (Check) und Handeln (Act) zu symbolisieren. Dieser PDCA Zyklus beschreibt die Management Prozesse schlechthin. Es geht um Planen und Kontrollieren, um Steuern und Handeln. Auch in Projekten sind diese Prozesse und ihre Teilprozesse zu finden. Sie bilden den Kern des Projektmanagements.
Die Matrix
Will man das Thema Projektmanagement strukturieren, so wird dies üblicherweise über Prozesse und Themengebiete erreicht, die die beiden Achsen einer Matrix aufspannen. In der ISO Norm 21500 und im weltweit führenden PM Standard von PMI stellt die Prozess-Themen-Matrix den Gestaltungsraum des Projektmanagements dar. Dabei bilden die Prozessgruppen Initialisierung, Planung, Durchführung, Kontrolle und Abschluss die eine Achse. Sie beinhalten weitgehend den oben beschriebenen Deming Kreislauf. Die zweite Achse wird durch die Themen Inhalt, Zeit, Kosten, Risiken, Qualität, Ressourcen, Stakeholder, Kommunikation, Beschaffung und Integration definiert. Diese Themen sind die Wissensgebiete, die vorrangig im Projektmanagement zu beachten sind. In der Kompetenz Übersicht des IPMA Standards werden diese 10 Themen in über 40 Einzelthemen aufgegliedert. Es zeigt die Vielfalt der Einflüsse und Handlungsoptionen des Projektmanagements. Verschiedene Wege durch die Matrix können genutzt werden, um das gesamte Projektmanagement zu studieren.
Die Menschen
Neben der Logik, die im Projektmanagement natürlich notwendig ist, benötigt man viel Menschenkenntnis. Menschen mit ihren logischen und unlogischen Handlungsweisen, Emotionen und Empfindlichkeiten müssen richtig eingeschätzt und gesteuert werden, soweit dies überhaupt möglich ist. Die am Projekt Beteiligten bzw. von einem Projekt betroffenen Menschen werden Stakeholder genannt. Ihnen gilt es eine große Aufmerksamkeit zu schenken. Sie sind einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Projektes.
Der Blitz
Der Blitz steht für die Risiken, die mit Projekten verbunden sind. Risiken sind durch eine Eintrittswahrscheinlichkeit und eine Schadenshöhe zu charakterisieren. Sie können auf allen Themengebieten existieren, sich verändern und sind immer eine Bedrohung, die es zu beobachten gilt. Risiken können durch Maßnahmen beseitigt, abgeschwächt, umgangen, versichert oder auch abgewälzt werden. Risikomanagement sollte daher ein integraler Bestandteil des Projektmanagements sein. Das Gegenteil von Risiken sind Chancen. Diese können in gleicher Weise betrachtet und in der Projektsteuerung einbezogen werden.
Die Schleife
Dieses Symbol soll für eine Feedback Schleife in der Kommunikation stehen. Da Projektarbeit vor allem bei größeren Projekten aus Teamwork besteht, kommt der Kommunikation eine hohe Bedeutung zu. Managern wird nachgesagt, dass ihr Tun zu mehr als 50% aus Kommunikation besteht. Ist man sich bewusst, wie fehleranfällig Kommunikation ist, so liegt hier ein wesentlicher Schlüssel für Projekt Erfolg oder Misserfolg. Um sicherzustellen, dass die Informationen eines Senders korrekt beim Empfänger angekommen sind, muss eine Rückkopplung erfolgen. Diese wird in der Technik durch vielfältige Protokolle sichergestellt. In der zwischenmenschlichen Kommunikation ist eine Wiedergabe des Gehörten vom Empfänger an den Informationsgeber notwendig. Ein mündlicher Auftrag beispielsweise sollte vom Empfänger schriftlich aufgezeichnet und an den Auftraggeber zur Bestätigung übersandt werden.
Der Pfeil
Ein Pfeil hat verschiedene Bedeutung in einem Projekt. Zunächst steht er für die Planung. Der Pfeil steht für den kürzesten Weg zum Ziel. Es ist der Weg, der durch eine gute Planung beschrieben wird.
Eine aufsteigender Pfeil kann symbolisieren, dass ein Projekt einen Wachstumspfad beschreibt. Wir wachsen an den Herausforderungen eines Projektes in vieler Hinsicht. Wir gewinnen neue Erkenntnisse und werden „besser“. Um dieses Wachstum von Mitarbeitern und Teams zu fördern, sind regelmäßige Lessons Learned Sessions oder Retrospektiven durchzuführen, in denen darüber reflektiert wird, wie es bisher gelaufen ist und was in Zukunft besser gemacht werden kann.
Die Ampel
Wo steht man in einem Projekt? Um dies herauszufinden, ist der aktuelle Status mit dem Plan abzugleichen. Manager möchten dabei immer auf einen Blick sehen, wie es um ein Vorhaben steht. Dies kann in Form einer Ampelfarbe erfolgen. Ist die Ampel grün, dann ist ein Projekt auf einem guten Weg, ist sie gelb, gibt es Schwierigkeiten, die aber das Projektteam selbst beheben können sollte. Bei Rot dagegen ist das Projektteam nicht mehr alleine in der Lage, das Projektergebnis in Zeit und Budget zu erreichen. Hilfe von außen ist notwendig.
Die Sonne
Die Sonne ist üblicherweise ein Symbol für Glück, Erfolg, Wärme und Wohlergehen. Projekterfolge leuchten wie der Sonnenschein. Projektergebnisse haben eine Strahlkraft. Wenn die Sonne aufgeht, zeigt sie uns, dass es etwas hinter dem Horizont gibt, dass wir entdecken möchten. Dorthin führen uns die Projekte auf ihrem Weg zu neuen Ufern und in Neuland. Projekte sind motivierend, wenn wir begreifen, dass sie uns aus dem Alltagsgrau herausführen können. Wir sollten uns begeistern für ihre Ziele und den Nutzen, den Projekte versprechen. Mit Projekten verbessern wir direkt oder indirekt die Welt und entwickeln sie weiter. Mit Projekten begeben wir uns auf den Weg der Sonne entgegen.
Lassen wir uns von den Symbolen und den Sonnenstrahlen leiten, zu vielen Projekterfolgen und persönlichen Glücksgefühlen.
Norbert Daehne, Autor des Buches Projektmanagement Leitlinien nach ISO 21500
